സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ ഭരണം സുഗമമാക്കാനും ഫയലുകളുടെ എണ്ണം കുറച്ച് നടപടികള്‍ക്ക് വേഗത കൂട്ടാനും ദിവാന്‍ സര്‍ സി.പി. രാമസ്വാമി അയ്യര്‍ ചില പരിഷ്‌കരണ നടപടികള്‍ തുടങ്ങിയകാലം.

ദിവാന്‍ തീരുമാനിക്കേണ്ട ചില ഫയലുകളില്‍ തീര്‍പ്പ് കല്പിക്കാന്‍ ചീഫ് സെക്രട്ടറിക്ക് അധികാരം നല്‍കി. എന്നാല്‍ കൊട്ടാരം, റസിഡന്റുമായിട്ടുള്ള ബന്ധം, ബജറ്റ് അധികചെലവ്, ഉദ്യോഗസ്ഥന്മാരുടെ പുനഃസംഘടനയുമായിട്ടുള്ള പദ്ധതികള്‍, സര്‍ക്കാരിനെതിരെയുള്ള നടപടികള്‍, ഭൂമി പൊന്നുംവിലയ്ക്ക് എടുക്കല്‍, 100 രൂപയോ അതിനുമുകളില്‍ ശമ്പളംപറ്റുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥന്മാരുടെ സ്ഥലമാറ്റവും ശിക്ഷാനടപടികളും തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങള്‍ സംബന്ധിച്ച ഫയലുകള്‍ ചീഫ് സെക്രട്ടറി ദിവാന്റെ അനുവാദത്തോടെ നടപടി സ്വീകരിക്കാവൂ എന്ന് വ്യവസ്ഥയുണ്ടായി. മറ്റെല്ലാ കാര്യങ്ങളും ചീഫ് സെക്രട്ടറിക്ക് തീരുമാനിക്കാം. ഇതോടെ ജോലിഭാരം താങ്ങാനാവാതെ ചീഫ്‌സെക്രട്ടറി ബുദ്ധിമുട്ടി. അതിന് പരിഹാരമായി ചീഫ് സെക്രട്ടറി നടപടി സ്വീകരിക്കേണ്ട ചില കാര്യങ്ങള്‍ തീരുമാനിക്കാന്‍ സെക്രട്ടറിമാര്‍ക്ക് അധികാരം നല്‍കി. ഇതിനുവേണ്ടി സെക്രട്ടേറിയറ്റ് മാനുവലില്‍ ഭേദഗതി വരുത്തി.
1945 ആയപ്പോഴേക്കും ചീഫ് സെക്രട്ടറിയുദ്യോഗം പോലും വേണ്ടെന്ന പരീക്ഷണത്തിന് സര്‍ സി.പി. തയ്യാറായി. അന്ന് ചീഫ്‌സെക്രട്ടറിയായിരുന്ന ജി. പരമേശ്വരന്‍പിള്ളയെ 'പോസ്റ്റ് വാര്‍ റീകണ്‍സ്ട്രക്ഷന്‍ ഓഫീസര്‍' ആയി മാറ്റി നിയമിച്ചു. സര്‍ക്കാരിന് കിട്ടുന്ന കടലാസ്സുകള്‍ തരംതിരിച്ച് ബന്ധപ്പെട്ടവര്‍ക്ക് നടപടി സ്വീകരിക്കാന്‍ അയച്ചുകൊടുക്കാനും സെക്രട്ടേറിയറ്റ് ഭരണം ഏകോപിപ്പിക്കാനും 'സെക്രട്ടറികംരജിസ്ട്രാര്‍' എന്ന പുതിയ ഉന്നത ഉദ്യോഗസ്ഥനെ നിയമിച്ചു. പക്ഷെ ദിവാന്റെ ഈ പരീക്ഷണത്തിന് അധികമായുസ്സുണ്ടായിരുന്നില്ല.

സിവില്‍ സര്‍വീസ് പരിഷ്‌കരണത്തിന്റെ ഭാഗമായി 1938 ല്‍ സര്‍ സി.പി. സുപ്രധാനമായ ഒരു തീരുമാനം കൈക്കൊണ്ടിരുന്നു. അത് ബ്രിട്ടീഷ് ഇന്ത്യയിലെ ഐ.സി.എസിന് തുല്യമായി തിരുവിതാംകൂറില്‍ പുതിയ അഡ്മിനിസ്‌ട്രേറ്റീവ് സര്‍വീസ് രൂപവത്കരിക്കലായിരുന്നു. 'തിരുവിതാംകൂര്‍ സിവില്‍ സര്‍വീസ്' (ടി.സി.എസ്.) എന്നായിരുന്നു അതിന്റെ പേര്. കഴിവുള്ള ചെറുപ്പക്കാരായ ഉദ്യോഗസ്ഥവൃന്ദത്തെ വാര്‍ത്തെടുക്കുകയായിരുന്നു ഇതിന്റെ ലക്ഷ്യം. പരിശീലനം പൂര്‍ത്തിയാക്കിയവരെ ഉന്നത ഉദ്യോഗങ്ങളില്‍ നിയമിച്ചു. 150 രൂപ ശമ്പളത്തില്‍ തുടങ്ങുന്ന ജോലിക്കാണ് ടി.സി.എസുകാരെ നിയമിച്ചത്. കറാച്ചിയില്‍നിന്ന് അരി സംഭരിച്ച് തിരുവിതാംകൂറിലേക്ക് അയയ്ക്കുന്ന ഉത്തരവാദപ്പെട്ട ജോലിക്കുപോലും നിയോഗിക്കപ്പെട്ടത് ടി.സി.എസുകാരനായ കെ.കെ. രാമന്‍കുട്ടി എന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥനെയാണ്. സി.പി.യുടെ കണക്കുകൂട്ടലുകള്‍ തെറ്റിയില്ല. ടി.സി.എസുകാര്‍ക്കെല്ലാം പില്‍ക്കാലത്ത് ഐ.എ.എസ്. ലഭിച്ചു. ആ പരമ്പരയില്‍ ഇന്ന് അവശേഷിക്കുന്നത് സി. തോമസ് മാത്രമാണ്. അദ്ദേഹത്തിന്റെ പ്രായം നൂറിനോട് അടുക്കുന്നു.

(ഐക്യകേരള രൂപവത്കരണത്തിനുശേഷം ആദ്യത്തെ ഭരണപരിഷ്‌കാര സമിതിമുതല്‍ സെന്‍ കമ്മിറ്റിവരെ ശുപാര്‍ശ ചെയ്തതാണ് 'കേരള സിവില്‍ സര്‍വീസ്' രൂപവത്കരണം. ഇതുസംബന്ധിച്ച് നിയമസഭയിലും അനൗദ്യോഗിക പ്രമേയം വന്നിട്ടുണ്ട്. പക്ഷെ ഇന്നോളം ലക്ഷ്യം കണ്ടിട്ടില്ല.)സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ ഉന്നത ഉദ്യോഗസ്ഥന്മാരുടെ ഭാഷയും അക്ഷരത്തെറ്റുകളും പദപ്രയോഗങ്ങളും സര്‍ സി.പിയെ ദേഷ്യപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. പലപ്പോഴും ഫയലുകളില്‍ അത് തിരുത്തി അയയ്ക്കാറുണ്ടായിരുന്നു. ഐക്യകേരള രൂപവത്കരണത്തിനുശേഷവും പല മുഖ്യമന്ത്രിമാര്‍ക്കും ഐ.എ.എസുകാരുടെ ഭാഷ തൃപ്തികരമായില്ലെന്നതാണ് ഹജൂര്‍കച്ചേരിയിലെ പഴമക്കാരായ ഉദ്യോഗസ്ഥന്മാര്‍ പറയുന്നത്. പട്ടം താണുപിള്ള ഇതില്‍ പ്രധാനിയാണ്. ഒരു ഐ.എ.എസുകാരന്റെ കൈയക്ഷരം മോശമായതിനാല്‍ ഇംപോസിഷന്‍ എഴുതി കാണിക്കാന്‍ അദ്ദേഹം ഫയലില്‍ കുറിച്ചിട്ടു എന്ന് പറയുന്നു. അതുപോലെ പണ്ഡിറ്റ് ജവഹര്‍ലാല്‍ നെഹ്‌റുവിന് അയയ്ക്കാനുള്ള ഒരു കത്തിലെ ഭാഷ മോശമായതിനാല്‍ പത്രപ്രവര്‍ത്തകരുടെ മുന്നില്‍വച്ച് ചീഫ് സെക്രട്ടറിയെ വിളിച്ചുവരുത്തി ശകാരിക്കുകയും പട്ടം തന്നെ ഡിറ്റേഷന്‍ കൊടുക്കുകയും ചെയ്ത സംഭവം ഉണ്ട്. പട്ടം ഐ.എ.എസുകാരോട് ദാക്ഷിണ്യം കാട്ടിയിരുന്നില്ല. ഒരിക്കല്‍ സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെത്തിയ 'മാതൃഭൂമി' മാനേജിങ് ഡയറക്ടറും സ്വാതന്ത്ര്യസമര സേനാനിയുമായ കുറൂര്‍ നീലകണ്ഠന്‍ നമ്പൂതിരിപ്പാടിനെ ആളറിയാത്തതിനാല്‍ ഒരു െഎ.എ.എസുകാരന്‍ 'െഗറ്റ് ഔട്ട്' അടിച്ചു. ദുഃഖിതനായ കുറൂര്‍ നീലകണ്ഠന്‍ നമ്പൂതിരിപ്പാട് മുഖ്യമന്ത്രിയായ പട്ടത്തോട് സങ്കടം പറഞ്ഞു. ഉടന്‍തന്നെ ചീഫ് സെക്രട്ടറിയെ ചേമ്പറിലേക്ക് പട്ടം വിളിച്ചുവരുത്തി. കുറൂറിനോട് അപമര്യാദയായി പെരുമാറിയ സെക്രട്ടറിയെ ചീഫ് സെക്രട്ടറി മുഖ്യമന്ത്രിയുടെ ഓഫീസിലേക്ക് വരുത്തി. ചീഫ്‌സെക്രട്ടറി കുറൂറിനോട് മാപ്പ് പറഞ്ഞു. ഈ സമയത്ത് വിയര്‍ത്ത് തളര്‍ന്നുനിന്ന ഐ.എ.എസുകാരനായ സെക്രട്ടറിയോട് കഅട ഛളളശരലൃ ശ െിീ േയലേേലൃ വേമി മ ൂൗഹശളശലറ രഹലൃസ (ഐ.എ.എസ്. ഓഫീസര്‍ക്ക് ഒരു നല്ല ഗുമസ്തനേക്കാള്‍ മേന്മയൊന്നും ഇല്ല) എന്ന് പട്ടം പറഞ്ഞുവെന്നാണ് അറിയുന്നത്. പട്ടത്തെക്കുറിച്ച് ഇതുേപാലെ എത്രയെത്ര കാര്യങ്ങള്‍ പറയാനുണ്ട്.

സെക്രട്ടേറിയറ്റ് ഭരണസമ്പ്രദായത്തിന് തിരുവിതാംകൂറിലും കൊച്ചിയിലും തുടക്കംകുറിച്ചത് 1812 ല്‍ റസിഡന്റ് കേണല്‍ മണ്‍റോ ആയിരുന്നു. എന്നാല്‍ പിന്നീട് പല പരിഷ്‌കാരങ്ങളും ദിവാന്മാര്‍ നടത്തിക്കൊണ്ടിരുന്നു. ആദ്യകാലത്ത് തിരുവിതാംകൂര്‍ സെക്രട്ടേറിയറ്റില്‍ ഇംഗ്ലീഷ് വകുപ്പും രായസം അഥവാ വെര്‍ണാഗുലര്‍ വകുപ്പും ആണ് ഉണ്ടായിരുന്നത്.
ഇംഗ്ലീഷ് വകുപ്പിന്റെ മേധാവി സെക്രട്ടറിയും വെര്‍ണാഗുലര്‍ വകുപ്പിന്റേത് ശിരസ്തദാരും ആയിരുന്നു. ശ്രീമൂലം തിരുനാളിന്റെ കാലത്ത് ദിവാന്‍ രാമയ്യങ്കാര്‍ തന്റെ കുറെ അധികാരങ്ങള്‍ ദിവാന്‍ പേഷ്‌ക്കാര്‍ എന്ന തസ്തിക സൃഷ്ടിച്ച് അദ്ദേഹത്തിന് കൈമാറി.
1895 ല്‍ ഇംഗ്ലീഷ് വകുപ്പും വെര്‍ണാഗുലര്‍ വകുപ്പും സംയോജിപ്പിച്ചു. അതോടെ ദിവാന്റെ സെക്രട്ടറിയുടെ പേര് 'ചീഫ് സെക്രട്ടറി ടു ഗവണ്മെന്റ്' എന്നാക്കി. ഇതോടെയാണ് 'ചീഫ് സെക്രട്ടറി' പദവി ഉണ്ടായത്. പി. താണുപിള്ളയായിരുന്നു ആദ്യത്തെ ചീഫ് സെക്രട്ടറി.